Veel organisaties laten hun medewerkers samen een tekst schrijven. Dat valt niet altijd mee.
Samen schrijven is méér dan een conceptversie rondsturen met de mededeling: ‘Schiet er maar op’, en dan een groep mensen in de cc die moeten ‘meelezen’, zonder dat duidelijk is wat meelezen betekent: is dat ook schieten? Of is het goedkeuring verlenen als je niet reageert?
Schrijvers die samen een tekst schrijven moeten het vooraf eens zijn over:
– het onderwerp van de tekst
– het doel
– de beoogde lezer
– het profiel van de afzender
– de centrale boodschap
Over deze ‘meta-analyse’ lees je hier wat meer.
Hieronder een voorstel voor het werkproces als een tekst eenmaal in wording is. Dit voorstel bestaat uit vier stappen. Die stappen vereisen discipline, maar je krijgt er wat voor terug! Frustratie blijft (langer) uit.
1. Verdragen
De eerste stap als lezer van een concepttekst (ook wel eerste versie, nul-versie of, mijn favoriet, sneuvelversie genoemd): LEES en VERDRAAG wat je leest.
Ga niet onmiddellijk wijzigen aanbrengen. Lees en overzie wat de tekst probeert, welk verhaal eruit spreekt en waar dat al dan niet overkomt.
2. Markeren
Lees nu de tekst opnieuw en markeer wat je niet bevalt. Wees opnieuw geduldig. Je hoeft alleen maar met een gele markeerstift, op scherm of op papier, aan te kruisen waar iets mis gaat, ook al weet je nog niet precies wat.
3. Diagnosticeren
Stel vervolgens bij ieder punt vast wat er aan mankeert. Bijvoorbeeld: ‘Hier mist cruciale informatie’; ‘Hier snap ik de redenering niet’; ‘Mijn aandacht verslapt op dit punt’; ‘Ik heb meer voorbeelden nodig’; ‘Te veel info in één alinea’; ‘Hier staat drie keer hetzelfde in andere woorden’. Gebruik hiervoor de opmerkingen-functie in je tekstverwerker.
Soms zal de diagnose leiden tot bijstelling van de meta-analyse. Dan blijkt bijvoorbeeld dat de tekst eigenlijk twee groepen lezers wil bedienen (dat gaat meestal mis), of meerdere hoofddoelen wil bereiken (de beste garantie voor een hoofdpijn verwekkende tekst). Dan moet je dus een paar stappen terug en eerst overeenstemming krijgen over doel, lezer, schrijver, hoofdboodschap.
4 Veranderen
Pas nu wordt het tijd om de tekst te veranderen. Afhankelijk van de samenstelling van je team kun je de taken verdelen. Misschien moet een specialist nog wat meer informatie aanleveren. Misschien kan één schrijver, als iedereen het eens is over de diagnoses, de veranderingen doorvoeren. Niet slecht is het om een andere eindredacteur vervolgens de kleine foutjes eruit te laten halen.
Dit voorstel helpt trouwens ook als je in eentje teksten schrijft. Dan moet je jezelf ook in meerdere personen splitsen. De redacteur in jezelf leest kritisch wat de flamboyante schrijver in jezelf eerder schreef.
Ik hoor al mensen zuchten: ‘Ja maar, dat kost allemaal zo veel tijd! Zij hebben gelijk. Schrijven is een complexe taak die bijna altijd onderschat wordt. Houd maar eens bij hoeveel tijd het schrijven van een tekst heeft gekost. Dan kun je daar een volgende keer voldoende tijd voor inplannen.